Antwortentwurf auf eine schwierige KundenmailAntwortentwurf auf eine schwierige Kundenmail

Die Lage

Ein verärgerter Kunde schreibt eine lange Mail. Du willst sachlich antworten, ohne etwas zu versprechen, das du nicht halten kannst.

Der Schnitt

Nachher

Ziel: Schreibe einen Antwortentwurf auf die Kundenmail unten.

Kontext: Ich bin [Funktion] bei [Firmenname]. Der Kunde ist verärgert, weil [Grund, z. B. in einem Satz]. Wir wollen die Zusammenarbeit behalten.

Quelle: Nur die Mail unten und meine Vorgaben. Erfinde keine Fakten, keine Preise und keine Termine. Was du weder aus der Mail noch aus meinen Vorgaben weisst, markierst du mit [PRÜFEN].
Meine Vorgaben:
- Das bieten wir an: [Angebot]
- Das können wir nicht zusagen: [Grenze]
- Hier melden wir uns bis: [Datum]

Erwartung: Höchstens 150 Wörter, Sie-Form, sachlich und freundlich. Am Schluss steht ein klarer nächster Schritt. Danach folgt eine kurze Liste «Das musst du prüfen» mit allen Stellen, die du markiert hast.

Mail des Kunden:
[Mail des Kunden, z. B. die Mail des Kunden, auf die du antwortest]

Ohne Zusatzlizenz in Microsoft Copilot Chat. Ohne Kopierknopf: Text markieren und mit Strg+C kopieren.

So nutzt du es

1. Funktion, Grund, Angebot, Grenze und Datum eintragen.
2. Die Mail des Kunden am Ende einfügen und senden.
3. Alle Stellen mit [PRÜFEN] klären und den Ton anpassen, bevor du sendest.

Woran du eine gute Antwort erkennst

• Höchstens 150 Wörter in Sie-Form.
• Ein klarer nächster Schritt am Schluss.
• Eine Liste «Das musst du prüfen» mit allen markierten Stellen.

Die Probe

Nimm eine Mail, die eine Angabe verlangt, die du nicht vorgegeben hast. Erscheint sie im Entwurf als [PRÜFEN]?

Grenzen

• Der Entwurf kennt deine Firma nicht. Alles Sachliche kommt aus deinen Vorgaben.
• Er ersetzt nicht deine Prüfung vor dem Senden.
• Kundendaten gehören nur in den Prompt, wenn eure internen Regeln das erlauben.

Quellen

Microsoft Learn: Write effective prompts to achieve optimal results, Microsoft Learn: Overview of Microsoft Copilot Chat. Stand 15.10.2026.

Als geübt markieren

Lieber mit Begleitung üben? Live-Kurs «Copilot Ninja in 4 Wochen» an der Power Platform Academy

Weitergeben

Grundform aus dem PowerPlatformAcademy Dojo: Antwortentwurf auf eine schwierige Kundenmail. Was nicht vorgegeben ist, steht als [PRÜFEN] im Entwurf statt als Versprechen. Frei kopierbar, mit Quelle bei Microsoft Learn.

https://copilot.ninja/techniken/antwort-auf-kundenmail/

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